Par le passé, le tampon encreur se présentait comme une sorte de cachet en bois qu’il fallait tremper dans de l’encre de couleur.
Cet accessoire a bien évolué aujourd’hui. Il est devenu plus sophistiqué, plus facile à utiliser et surtout facile à personnaliser. Ainsi, on trouve dans les entreprises une variété de tampons destinés à des usages spécifiques.
Un cachet digitalisé pour authentifier les documents d’entreprise
Le tampon numérique est une version plus aboutie du tampon encreur classique. En effet, contrairement à son ancêtre, ce tampon n’est pas fait en bois ou en métal. Il est entièrement dématérialisé et s’utilise avec un ordinateur.
L’évolution des technologies a permis de dématérialiser de nombreux outils, dont le tampon encreur. Les tampons ou cachets numériques sont apparus pour remplacer les modèles classiques.
Par définition, le tampon numérique est une signature digitale qui permet d’authentifier les documents professionnels et de garantir leur origine.
Sur ce point, il n’est pas très différent du cachet classique de la société. La différence entre ces deux tampons est que le tampon numérique garantit que les documents en question n’ont pas été modifiés.
Ainsi, l’usage du tampon numérique apporte plus d’importance et de solennité aux documents émis par une entreprise. C’est d’ailleurs pour cette raison que de nombreuses entreprises en possèdent. Mais ce n’est pas le seul atout que le tampon numérique a à offrir.
Les atouts du tampon numérique pour les entreprises
Imaginons un instant qu’un chef d’entreprise doit envoyer des documents importants à une tierce personne dans le cadre d’un projet ou d’une correspondance.
Pour y arriver, il devra faire imprimer les documents, les signer avec son tampon encreur, puis les scanner avant de les envoyer par mail.
Ce processus est lourd et prend vraiment du temps. Il demande beaucoup d’argent et d’énergie. Le tampon numérique vous permet de contourner ce long processus. Comme nous l’avons évoqué, c’est un outil entièrement digitalisé.
De ce fait, vous pouvez l’appliquer directement sur le document à envoyer sans avoir à imprimer ce dernier.
C’est vraiment pratique. Avec ce tampon, vous allez pouvoir tamponner et numéroter une très grande quantité de documents en un temps assez court. Ainsi, le tampon numérique facilite le travail au sein de l’entreprise.
Il vous permet de faire des économies sans perdre en efficacité. En effet, avec cet outil, vous pourrez réduire le budget alloué à l’achat des tampons encreurs d’entreprise. Le tampon numérique est un véritable tremplin pour votre entreprise.
Contrairement à ce que l’on pourrait croire, le tampon numérique est très polyvalent. Vous pouvez l’utiliser sur une variété de documents numériques. Les possibilités d’utilisation du tampon numérique sont effectivement nombreuses. Par exemple, on peut l’utiliser pour tamponner :
- Les factures ;
- Les relevés ;
- Les reçus ;
- La documentation financière.
Le tampon numérique comme atout marketing
Même dématérialisé, le tampon reste un outil de communication stratégique pour améliorer et renforcer l’image de l’entreprise.
En fait, il se pourrait même que la dématérialisation soit un atout pour l’entreprise. Très souvent, après le tamponnage manuel, certaines parties ne sont pas forcément bien visibles à cause des problèmes d’encre récurrents.
Le tampon numérique supprime ces défauts. Il offre une empreinte nette et impeccable.
Par ailleurs, l’entreprise pourra profiter d’une plus grande liberté dans la fabrication de ses cachets. Elle pourra personnaliser ces derniers à sa guise.
Aussi, elle pourra y ajouter des petits caractères, des couleurs ou même un logo visible. Une fois adopté en entreprise, le tampon numérique rendra votre communication marketing impactante.
L’utilisation du cachet numérique
L’utilisation du tampon électronique est plutôt simple. Toutefois, il faut reconnaître que certains termes liés à son emploi peuvent être intimidants pour ceux qui n’y sont pas encore habitués.
Pour commencer, vous n’avez pas forcément besoin de faire appel à un professionnel pour créer votre cachet numérique.
Vous pouvez vous-même vous en occuper. Les tampons numériques se déclinent en une variété de formats. Les plus connus sont les formats png et jpg.
Chaque format a sa particularité. De ce fait, il faut prendre le temps de vous informer sur leurs spécificités afin de savoir comment les utiliser.
Ensuite, vous devez savoir comment télécharger et sauvegarder des tampons numériques.
Sur ce point, il faut noter que vous pouvez télécharger gratuitement des tampons sur Internet et les modifier à votre guise ou, à défaut, télécharger des modèles préfabriqués par des professionnels et artistes talentueux.
Dans tous les cas, nous vous recommandons de faire le maximum de recherches. Ce n’est qu’à ce prix que vous pourrez réellement maîtriser l’outil puissant que constitue le tampon numérique et l’utiliser à votre avantage.
Dès que vous y arriverez, vous pourrez profiter pleinement des atouts de ce cachet particulier.